How-to guide för kvalitetssäkring av ledningssystem – hur får man en ISO 9001 certifiering?

How-to guide för kvalitetssäkring av ledningssystem – hur får man en ISO 9001 certifiering | Hurbuzz

ISO 9001 är en internationell standardisering för kvalitetsledningssystem som kan gynna företag inom de flesta branscher. Att inneha en certifiering enligt denna standard kan medföra värdefulla konkurrensfördelar och stärka relationerna med både kunder och leverantörer. Organisationer som efterlever certifieringskraven har även möjlighet att minska sina kostnader och förbättra såväl kvalitet som lönsamhet och effektivitet. Nedan följer en övergripande guide för de fyra grundläggande faserna i certifieringsprocessen.

Steg 1 – förbered och planera

Det första och kanske viktigaste steget på vägen mot en ISO 9001 certifiering är att förbereda företagsledningen och säkerställa att alla är införstådda med sina ansvarsroller i processen och vilka krav som ska uppfyllas. Det kan även vara en fördel att involvera de anställda redan i ett tidigt skede. Implementeringen av ett nytt kvalitetsledningssystem påverkar hela företaget och personalens delaktighet är avgörande för att uppnå ett önskvärt resultat. Efter att ha läst denna guide bör man veta lite mer om hur man får en ISO 9001 certifiering, men behöver man uppdatera kunskaperna kring struktureringen av ledningssystem eller ISO 9001 bör detta ske innan man går vidare till planeringsstadiet. När samtliga berörda parter är ordentligt förberedda utses en lämplig projektledare som har auktoritet att verkställa de standardiserade processerna. Därefter kan planeringsarbetet påbörjas. Här gäller det att identifiera vilka områden som behöver förändras, utröna var man behöver lägga extra fokus och bedöma vilka åtgärder som krävs för att kunna tillämpa ledningssystemet enligt ISO 9001. En checklista kan vara till god hjälp.

Steg 2 – upprätta och dokumentera

När planeringen är klar är det dags att upprätta själva ledningssystemet och sätta informationen på pränt. Här behöver man bland annat fastställa företagets kvalitetsmål, utarbeta en kvalitetspolicy, ta fram arbetsrutiner, bestämma hur risker och möjligheter ska hanteras, samt hur processer ska tillämpas, styras, samordnas och kontrolleras. Dessa uppgifter ska sedan återges skriftligen tillsammans med en beskrivning av ledningssystemets omfattning. Dokumentationen är inte bara ett ISO 9001 certifiering krav, den ligger även till grund för att kvalitetsledningssystemet ska kunna användas på rätt sätt. Textmaterialet måste därför vara specifikt anpassat till den egna organisationen och formulerat på ett lättförståeligt sätt som återspeglar den interna företagskulturen.

Steg 3 – implementera, revidera och använd

Nu ska ledningssystemet sjösättas och testas på riktigt. Informera de anställda och se till att de har alla skriftliga instruktioner de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter i enlighet med ISO 9001. Introducera ledningssystemet gradvis och gör löpande interna revisioner gentemot dokumentationen för att se om något behöver ändras inför en ISO 9001 certifiering. Redan i detta läge kan det vara klokt att kontakta ett certifieringsorgan för att snabbare kunna avgöra om man är på rätt spår och samtidigt få hjälp att uppmärksamma eventuella riskfaktorer eller punkter som kan förbättras. När kvalitetsledningssystemet är fullt implementerat och samtliga delar är utvärderade att motsvara standarden är det inte långt kvar tills man kan erhålla sin certifiering. Nu återstår bara att använda ledningssystemet ett par månader och samla in underlag för att kunna bevisa att man följer de dokumenterade processerna och att dessa uppfyller gällande IS0 9001 certifiering krav.

Steg 4 – oberoende revision och certifiering

När kvalitetsledningssystemet har varit i bruk några månader och man vet att allting fungerar som det ska börjar det bli hög tid att ta in en oberoende tredjepart för en certifieringsrevision. Men vad innebär det och hur får man en ISO 9001 certifiering? Den som har för avsikt att certifiera sitt företag enligt en ISO-standard bör alltid vända sig till ett ackrediterat certifieringsorgan. Alltså ett organ som är anmält hos Swedac och godkänt att tillhandahålla ISO-certifieringar. I samband med att man bjuder in det utvalda organet till sitt företag bör man varsko personalen om det kommande besöket och se till att ha alla dokument redo. Certifieringsorganets revisorer kommer att ställa frågor, granska dokumentationen och kontrollera att verksamhetens processer och kvalitetspolicy samstämmer med ISO 9001-standarden. Om samtliga krav bedöms vara uppfyllda utfärdas en certifiering. Denna är emellertid inte permanent. Man måste fortsätta underhålla sitt kvalitetsledningssystem och certifieringsorganet utför återkommande efterlevnadskontroller varje år.