Företagskonferensen kan vara årets höjdpunkt för alla deltagare, men också årets stressigaste period för dig som planerar den. En god idé är därför att ta hjälp av en professionell eventbyråsom kan hjälpa dig med allt som behöver bokas, planeras och fixas.
För att processen ska bli så smidig som möjligt gäller det dock att ha förberett sig åtminstone lite grann inför det första mötet. Detta för att du ska ha ett hum om vad du förväntar dig, hur du vill att konferensen ska vara och ungefär vilken prisnivå du vill lägga dig på. Nedan följer därför tre smarta tips på vad du bör fundera över inför en city konferens nära Stockholm.
1. Bestäm dig för varför
Diskutera tillsammans med dina kollegor kring varför ni vill hålla denna konferens och vad ni förväntar er att få ut av den. Är det för att förbättra vinsten för företaget? Att skaffa nya kunder? Eller är det något ni gör varje år för att ge tillbaka för det hårda jobb som alla medarbetare lagt ner under året? Att veta varför du vill hålla en konferens är viktigt för att få det slutresultat du förväntar dig.
2. Sätt en budget
Hur mycket utrymme har ni för en city konferens rent ekonomiskt? Och vilka medel kan ni använda som faktiskt inte kostar något? Ni kanske har material från tidigare år som ni kan återvända eller en lokal i er egen byggnad som fungerar alldeles utmärkt för syftet. För de som vill slå på stort finns det många möjligheter att ta hjälp av eventbyråns alla kontakter vad gäller lokal, artister, catering och utrustning. Att sätta upp en rimlig budget för vad kalaset får gå på är dock viktigt för att slutsumman inte ska dra iväg.
3. Fundera ut en passande lokal
Om det inte finns en lokal tillgänglig i er egen byggnad kommer eventbolaget kunna ta fram passande förslag för en konferens i Stockholm. Var då tydlig med vilka önskemål och krav du har på lokalen och vilken känsla du vill att den ska förmedla. Är det en konferens med många möten och workshops är det viktigt med bra belysning, rätt utrustning och ytor där de olika deltagarna kan sitta i grupper och diskutera. Är det i stället fråga om en middagskonferens kan det vara roligt att slå till på något pampigt med häftig inredning och en stor scen där både talare och artister kan hållas.
Dessa steg är en bra start för att komma förberedd till det första mötet tillsammans med eventbyrån. Se till att ha allt dokumenterat så att du kan checka av allt du tagit upp och även skriva ner de saker ni pratar om. Förhoppningsvis kommer detta leda till det mest lyckade eventet i verksamhetens historia – lycka till!
